501. 人事異動通知書と人事記録（人事院月報第83号） [49.「人事院月報」拾い読み]
人事院月報第83号（昭和33年1月1日発行）の「人事用語早わかり」と題したコラムのテーマは、「人事異動通知書と人事記録」である。
人事異動通知書と人事記録
新しく官庁に採用される際には、今までの経歴を記載した履歴書とか学校の卒業証明書等を提出することを要求され、いよいよ採用と決定すると、辞令、正式には人事異動通知書といわれるものが交付される。これらは、現在一般職の国家公務員については法令上の制度としてその取扱が統一されている。
戦前や戦後の数年間は、墨痕鮮かに書かれた縦書の重々しい辞令（正式には任官する場合の辞令を官記といい、その他の場合は大体辞令といつて区別されていた。）が交付され、文句も「任内閣書記官、叙高等官７等」といつたものや、その後の「内閣事務官に任命する。２級に叙する」といつた調子のものであつた。しかも、職員の身分によつて異なつた任命の手続が行われ、異なつた形式の辞令が交付されていた。人事関係の用語もただ慣習的に永年使用されていただけで、はつきりした定義もなかつた訳である。また、人事記録についても人事記録という名称はなく、その名称、種類、内容、形式は各省庁によつて区々であり、人事記録に当るものとしては美濃紙を用いた履歴書があつて、これにその職員の経歴を毛筆などで順次記載して人事事務を処理していた。
国家公務員法では、公正な人事、能率的な人事を行うためには、その基礎となる人事に関する手続、用語および人事記録について統一化、明確化をはかる必要があると考え、昭和24年画期的な人事記録制度を樹立し、昭和27年現行の制度に改正した。
そこで、まず人事異動通知書についていうと、職員が採用されたり、転任させられたりすると、原則として人事異動通知書がその者に交付される。また、俸給の決定を通知する場合および任官させた場合にも原則としてこの通知書が交付される。その場合の人事異動通知書の様式とか異動の用語や辞令の文句（これを発令形式といつている）等はだいたい統一されている。ここで重要なことは、採用とか転任とかの異動については、発令したときにその効力が発生するが、降任とか休職あるいは休職の期間の更新とか免職とかの場合は、原則としてこの人事異動通知書がその職員に交付されたときにその効力が発生することになっている。
人事異動通知書の様式および紙質は横書のしかもコピーがとれるような紙質のもので、昔のものに比べると、かなり簡便なものになつている。
つぎに異動の用語の定義（採用、昇任、降任、配置喚については指定日前、すなわち職階制が実施される日で、人事院指令で定めることになつている日の以前と指定日後ではその定義は異なるが、現在は指定日前であるので現在の定義についてのみ）の１例をあげると、
（採用） 現に「官職」についていない者を新たに官職に任命する場合をさすものである。しかし、臨時的任用を行う場合を除くことになつている。
発令形式は、だいたいその異動の用語を発令の字句の中に織り込んでその異動の形態がわかるようになつている。指定日前（前掲）と指定日後では多少その形式が異なるが、指定日前の例はつぎのとおりである。
「○○事務官行政職（一）（○○課）に採用する」
つぎに人事記録であるが、任命権者がある職員の人事上の措置をする場合、または全般的な人事管理上の措置をする場合には、その資料として職員についての人事記録が整備されていいなければ、公正妥当でかつ能率的な措置を期待することはできない。したがつて法は任命権者に人事記録の整備保管を厳重に要求しているのである。
人事記録という言葉を職員の人事に関する一切の事項の記録と解釈すると、出勤簿や人事記録の原議その他種々の記録があるが、法令上では、人事記録というのは特に規則で指定されたものさすことになつている。この人事記録は、法令上の言葉ではないが、必ず任命権者が作成、保管しなければならない必須記録と、任命権者の任意である任意記録とにわけることができる。
これらの人事記録は２，３の例外を除いて職員別に一括して所定のフォルダーに収めて容器に保管される。例外として、勤務記録カードはこれだけを一括して保管し、その利用の便をはかつている。また、健康診断の記録とか勤務評定の結果の記録はその記録の特殊性にかんがみ、任命権者の定める方法で保管することができる。
また、これらの人事記録は職員が任命権者を異にして異動した場合には、その職員とともに新しい任命権者の下に移管され、しかも原則として職員の離職後10年間は離職当時の任命権者のもとに保管される。また、その期間内に再び採用された場合には、新任命権者の請求によりその人事記録を移管することになつている。
（任用局 企画課）
人事異動通知書と人事記録
新しく官庁に採用される際には、今までの経歴を記載した履歴書とか学校の卒業証明書等を提出することを要求され、いよいよ採用と決定すると、辞令、正式には人事異動通知書といわれるものが交付される。これらは、現在一般職の国家公務員については法令上の制度としてその取扱が統一されている。
戦前や戦後の数年間は、墨痕鮮かに書かれた縦書の重々しい辞令（正式には任官する場合の辞令を官記といい、その他の場合は大体辞令といつて区別されていた。）が交付され、文句も「任内閣書記官、叙高等官７等」といつたものや、その後の「内閣事務官に任命する。２級に叙する」といつた調子のものであつた。しかも、職員の身分によつて異なつた任命の手続が行われ、異なつた形式の辞令が交付されていた。人事関係の用語もただ慣習的に永年使用されていただけで、はつきりした定義もなかつた訳である。また、人事記録についても人事記録という名称はなく、その名称、種類、内容、形式は各省庁によつて区々であり、人事記録に当るものとしては美濃紙を用いた履歴書があつて、これにその職員の経歴を毛筆などで順次記載して人事事務を処理していた。
国家公務員法では、公正な人事、能率的な人事を行うためには、その基礎となる人事に関する手続、用語および人事記録について統一化、明確化をはかる必要があると考え、昭和24年画期的な人事記録制度を樹立し、昭和27年現行の制度に改正した。
そこで、まず人事異動通知書についていうと、職員が採用されたり、転任させられたりすると、原則として人事異動通知書がその者に交付される。また、俸給の決定を通知する場合および任官させた場合にも原則としてこの通知書が交付される。その場合の人事異動通知書の様式とか異動の用語や辞令の文句（これを発令形式といつている）等はだいたい統一されている。ここで重要なことは、採用とか転任とかの異動については、発令したときにその効力が発生するが、降任とか休職あるいは休職の期間の更新とか免職とかの場合は、原則としてこの人事異動通知書がその職員に交付されたときにその効力が発生することになっている。
人事異動通知書の様式および紙質は横書のしかもコピーがとれるような紙質のもので、昔のものに比べると、かなり簡便なものになつている。
つぎに異動の用語の定義（採用、昇任、降任、配置喚については指定日前、すなわち職階制が実施される日で、人事院指令で定めることになつている日の以前と指定日後ではその定義は異なるが、現在は指定日前であるので現在の定義についてのみ）の１例をあげると、
（採用） 現に「官職」についていない者を新たに官職に任命する場合をさすものである。しかし、臨時的任用を行う場合を除くことになつている。
発令形式は、だいたいその異動の用語を発令の字句の中に織り込んでその異動の形態がわかるようになつている。指定日前（前掲）と指定日後では多少その形式が異なるが、指定日前の例はつぎのとおりである。
「○○事務官行政職（一）（○○課）に採用する」
つぎに人事記録であるが、任命権者がある職員の人事上の措置をする場合、または全般的な人事管理上の措置をする場合には、その資料として職員についての人事記録が整備されていいなければ、公正妥当でかつ能率的な措置を期待することはできない。したがつて法は任命権者に人事記録の整備保管を厳重に要求しているのである。
人事記録という言葉を職員の人事に関する一切の事項の記録と解釈すると、出勤簿や人事記録の原議その他種々の記録があるが、法令上では、人事記録というのは特に規則で指定されたものさすことになつている。この人事記録は、法令上の言葉ではないが、必ず任命権者が作成、保管しなければならない必須記録と、任命権者の任意である任意記録とにわけることができる。
これらの人事記録は２，３の例外を除いて職員別に一括して所定のフォルダーに収めて容器に保管される。例外として、勤務記録カードはこれだけを一括して保管し、その利用の便をはかつている。また、健康診断の記録とか勤務評定の結果の記録はその記録の特殊性にかんがみ、任命権者の定める方法で保管することができる。
また、これらの人事記録は職員が任命権者を異にして異動した場合には、その職員とともに新しい任命権者の下に移管され、しかも原則として職員の離職後10年間は離職当時の任命権者のもとに保管される。また、その期間内に再び採用された場合には、新任命権者の請求によりその人事記録を移管することになつている。
（任用局 企画課）
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